Airbase: come richiedere la fattura nel 2026

Fattura Airbase - Richiesta per acquisti tramite piattaforma Airbase (online)

Se hai pagato tramite Airbase come piattaforma per spese aziendali (ad es. carta virtuale o pagamento gestito dall’account aziendale), la fattura/giustificativo può essere disponibile nel portale o fornita dal merchant secondo le impostazioni dell’organizzazione.

Procedura

• Accedi al portale Airbase relativo alla tua organizzazione (se disponibile) con le credenziali aziendali.
• Vai alla sezione dedicata a spese, fatture o documenti (il nome può variare in base alla configurazione del tenant).
• Individua la transazione/creazione spesa corrispondente all’acquisto e apri il documento associato (fattura o ricevuta fiscale/giustificativo).
• Se non vedi la fattura, controlla se risulta “richiesta” o “in attesa” e verifica dove è possibile avviare una richiesta di documenti (se abilitato).

Post-acquisto

Se la fattura non è immediatamente disponibile, di solito viene caricata in un secondo momento nel flusso di spese o tramite aggiornamenti del merchant. In tal caso:

• Verifica periodicamente la disponibilità del documento nella stessa sezione del portale.
• Contatta il tuo responsabile/ufficio amministrativo o il team che gestisce Airbase nell’azienda per verificare lo stato della richiesta di documenti.

Fattura Airbase - Acquisti tramite carte Airbase (sezione “Transazioni/Spese” nel portale)

Quando Airbase è collegato al pagamento tramite carta (fisica o virtuale) associata all’azienda, la fattura può essere legata alla transazione e scaricabile dai dettagli della spesa.

Procedura

• Apri Airbase e accedi all’area in cui puoi visualizzare le spese o le transazioni (per il tuo account/ruolo).
• Trova la transazione corrispondente (data, esercente/merchant, importo).
• Controlla nella scheda della transazione eventuali allegati: fattura, scontrino/ricevuta, documenti di supporto.
• Scarica il documento disponibile nel formato previsto (PDF o altro allegato) e verifica che contenga i dati fiscali richiesti.

Post-acquisto

Se il documento fiscale arriva dopo:

• Riapri la stessa transazione/spesa finché compare l’allegato aggiornato.
• Se previsto per il tuo ruolo, avvia una richiesta di caricamento/integrazione documento oppure chiedi supporto all’amministrazione aziendale.

Fattura Airbase - Richiesta di documenti per acquisti gestiti dal merchant (se la fattura non è in Airbase)

In alcuni casi, la fattura può essere fornita direttamente dal merchant in base ai dati fiscali del pagatore/azienda e non compare automaticamente in Airbase. In tal caso conviene richiederla al venditore.

Procedura

• Raccogli i dettagli dell’acquisto: data, importo, ragione sociale del merchant, eventuale riferimento della transazione/pagamento.
• Verifica se nel portale Airbase esiste un documento o una richiesta già aperta per quel pagamento.
• Se non disponibile, contatta il supporto del merchant e richiedi la fattura indicando i dati societari e il riferimento della transazione.
• Chiedi al merchant di emettere la fattura intestata correttamente alla tua azienda (secondo i dati registrati internamente).

Post-acquisto

Se la fattura viene emessa dal merchant in seguito:

• Chiedi una copia PDF o la modalità con cui riceverla.
• Caricala/inoltrala nel flusso spese o al team amministrativo, se richiesto dalle procedure interne.

Fattura Airbase - Contatto con amministrazione aziendale / owner Airbase (processi interni)

Airbase spesso opera come piattaforma per la gestione della spesa aziendale: le modalità esatte (chi richiede, dove si caricano i documenti, quali ruoli possono scaricare fatture) possono dipendere dalle policy della tua azienda.

Procedura

• Contatta l’amministrazione/contabilità o il referente Finance che gestisce Airbase.
• Indica transazione, data, importo e merchant, e specifica che ti serve la fattura (e i dati fiscali richiesti).
• Chiedi conferma su: disponibilità in Airbase, presenza di allegati, e eventuale processo di richiesta/integrazione documenti.
• Segui l’eventuale procedura interna (ad es. upload allegato nel sistema di spese, approvazione e archiviazione).

Post-acquisto

Se la fattura non è disponibile subito, il team può verificare stato e workflow:

• Controllo dello stato documenti allegati e dei flussi di sincronizzazione.
• Eventuale richiesta formale al merchant o al processore pagamenti secondo le regole interne.

Fattura Airbase - Richiesta via supporto Airbase (quando serve assistenza sulla documentazione)

Se hai problemi ad accedere ai documenti, se la fattura non risulta associata alla spesa o se riscontri discrepanze, può essere necessario coinvolgere il supporto Airbase o il tuo admin Airbase.

Procedura

• Raccogli informazioni utili: ID transazione/spesa (se presente), data, merchant, importo e account/tenant.
• Verifica se l’amministratore della tua organizzazione può vedere o scaricare il documento.
• Se non risolvibile internamente, contatta il supporto tramite i canali disponibili per i clienti Airbase (indicati dall’organizzazione o dal portale).
• Richiedi assistenza per la disponibilità/attribuzione del documento fiscale relativo alla transazione.

Post-acquisto

In caso di fattura emessa dopo:

• Chiedi conferma dei tempi di aggiornamento e del punto esatto in cui dovrebbe comparire il documento.