Sap concur: come richiedere la fattura nel 2026

Fattura SAP Concur - Richiesta per acquisti/abbonamento (canale principale)

Per gli acquisti di SAP Concur (licenze/abbonamenti e servizi associati) la fatturazione in genere avviene tramite il venditore/partner o il flusso contrattuale concordato al momento dell’acquisto. La procedura esatta dipende dal tuo account e dal soggetto con cui hai acquistato.

Procedura

• Accedi alla documentazione/portale disponibile con il tuo contratto (tipicamente nella sezione “Fatture” o “Documenti” legata al tuo account).
• Verifica nel profilo/area aziendale la presenza di un archivio “Invoices / Billing / Documents”.
• Se la fattura non è disponibile nell’area account, contatta il supporto o l’account manager indicato nei documenti contrattuali (partner/venditore con cui hai acquistato).
• Prepara i dati necessari: ragione sociale, partita IVA, numero/i di ordine o riferimento al contratto, periodo di competenza.

Post-acquisto

Se non hai richiesto subito la fattura o ti serve una copia, di norma si richiede una reinstallazione/riemissione tramite l’area billing o tramite il team che gestisce il contratto.

• Controlla prima l’archivio delle fatture nel portale account.
• In assenza della fattura, apri una richiesta verso il supporto/gestore commerciale con i riferimenti dell’ordine e il periodo fatturato.

Fattura SAP Concur - Spese e rimborso (fattura/receipts per utenti finali)

Se con “fattura” intendi la documentazione fiscale relativa alle spese di viaggio/servizi gestite in SAP Concur (es. ricevute/giustificativi, documenti importati dalle integrazioni), la disponibilità dipende dalla tipologia di spesa e dal fornitore. In Concur normalmente si gestiscono “documenti di supporto” per la rendicontazione.

Procedura

• Accedi a SAP Concur con l’account aziendale.
• Per ogni spesa o transazione, apri il dettaglio e controlla se è associata una ricevuta/documento (es. ricevuta elettronica o documento importato).
• Se manca la documentazione, carica/aggiorna la ricevuta nella sezione dedicata alla gestione dei documenti di spesa (quando previsto dalla policy aziendale).
• Assicurati che il documento sia intestato/compilato correttamente secondo le regole della tua azienda (se richiesto).

Post-acquisto

Se il documento fiscale non è presente subito, in genere puoi recuperarlo/aggiungerlo nel workflow di spesa entro le tempistiche previste dalla policy interna.

• Recupera la ricevuta dal fornitore tramite l’area di gestione della spesa in Concur, oppure caricala manualmente.
• Verifica con l’amministratore o il gestore del processo interno eventuali limiti o modalità specifiche.

Fattura SAP Concur - Biglietteria/viaggi prenotati tramite Concur Travel (documenti di viaggio)

Per prenotazioni di viaggi effettuate tramite il flusso “Concur Travel” (o integrazioni di biglietteria/fornitori), la documentazione fiscale (ad es. conferme di viaggio, ricevute, eventuali estratti di fatturazione) è generalmente generata dal fornitore di viaggio. SAP Concur funge da piattaforma di gestione e può mostrare/collegare i documenti associati alla prenotazione.

Procedura

• Accedi a Concur e vai alla sezione dove sono visualizzate le prenotazioni/itinerari.
• Apri la singola prenotazione e verifica quali documenti sono disponibili (es. ricevuta/conferma e allegati).
• Scarica i documenti presenti (se disponibili) e verifica se sono sufficienti per la tua esigenza fiscale/amministrativa.
• Se ti serve una “fattura” formale non disponibile in Concur, contatta direttamente il fornitore (o il canale da cui hai prenotato) seguendo le sue regole di emissione.

Post-acquisto

Se la fattura/documento non compare subito, spesso viene pubblicata dopo la data di emissione o completamento del viaggio; in alternativa può richiedere un’azione presso il fornitore.

• Controlla periodicamente la disponibilità dei documenti nella prenotazione.
• Se non disponibile, richiedi l’emissione/nuova copia al fornitore tramite il canale corretto usato per la prenotazione.

Fattura SAP Concur - Gestione tramite amministratore/contabilità (procedura standard in ambito enterprise)

Per aziende che usano SAP Concur in modo enterprise, molte richieste (copia fatture, documenti di billing, variazioni intestazione) vengono gestite dall’amministratore di sistema o dal team amministrativo/finanza collegato all’account.

Procedura

• Verifica con l’amministratore Concur se esiste un’area o un processo interno per le richieste di fattura/copie.
• Se previsto, usa i canali interni (es. ticketing o richiesta al reparto billing/contabilità) con i riferimenti dell’ordine/contratto.
• Fornisci dati fiscali aggiornati (ragione sociale, indirizzo, partita IVA) solo se richiesti dalla procedura interna.
• In caso di necessità di modifica, chiedi conferma delle tempistiche e dei requisiti documentali.

Post-acquisto

Le copie e le eventuali note/documenti sostitutivi dipendono dal processo aziendale e dalle regole del soggetto emittente.

• Richiedi una copia o un documento sostitutivo attraverso il canale definito dall’azienda (admin/finanza).
• Allega i riferimenti del contratto/periodo per accelerare il reperimento.